Business-to-Business-Kontakte per Visitenkartenparties :: Dozenten-Börse - Fachartikel

Für jeden Unternehmer sind die Themen Neukundengewinnung und Pflege von Kundenbeziehungen wichtige Pfeiler für den eigenen Unternehmenserfolg. Doch was tun, wenn Produkte und Dienstleistungen sich für den Kunden kaum noch differenzieren lassen. Welche Möglichkeiten gibt es, ohne großes Marketingbudget auf neue Kunden zuzugehen? Eine relativ preiswerte und noch wenig bekannte Möglichkeit zur gezielten Kontaktanbahnung ist die Teilnahme an einer regionalen Visitenkartenparty.

Eine Visitenkartenparty bietet Möglichkeiten zum Aufbau neuer, und vor allem gewinnbringender Geschäftskontakte zu Selbstständigen, Freiberuflern und Mitarbeitern unterschiedlicher Firmen aus der Region. Im Gegensatz zu einer After-Work-Party steht nicht der Erlebnischarakter im Mittelpunkt, sondern die konkrete Anbahnung neuer Geschäftskontakte und die Akquisition neuer Kunden.

Bei einer Visitenkartenparty wird nicht lange drum herumgeredet. Wer auf diese Veranstaltung geht sucht neue Kunden und sollte offen sein für neue Lieferantenbeziehungen. Ziel ist der Auf- und Ausbau des eigenen Beziehungsnetzwerks. Die Entwicklungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass einer der wesentlichen Schlüsselfaktoren für den wirtschaftlichen Erfolg das eigene funktionierende Beziehungsmanagement bildet.

In Deutschland liegt der Ausgangspunkt für diese neue Form des Business-Event-Konzepts in Hamburg. Im Süden Deutschlands ist diese Veranstaltungsform noch nicht so bekannt.

Was ist das Ziel der Teilnahme an einer Visitenkartenparty?
Das Ziel für die Teilnahme an einer Visitenkartenparty besteht darin,

Was ist das Besondere an den neueren Formen der Visitenkartenparty?
Die Visitenkartenparty ist die logische und systematische Weiterentwicklung des Veranstaltungsforums, wie es bei Empfängen, Tagungen und Kongressen schon lange üblich ist. Im Gegensatz zu den beiden letztgenannten Veranstaltungsformen leiden Visitenkartenparties nicht unter Besucherschwund. Ganz im Gegenteil: Sie erfreuen sich eines regen Zulaufs, da sie in der Regel viel preiswerter sind, in der jeweiligen Region stattfinden und auch dort die neuen Kontakte bringen.

Zu diesem Zweck registriert sich jeder Besucher vor der Veranstaltung über das Portal des Veranstalters im Internet und hinterlegt sein Profil dort. Die hinterlegten Profile werden dann im Rahmen der Veranstaltung den anderen Besuchern zur Verfügung gestellt und dienen der vereinfachten Kontaktanbahnung.

Damit erhalten die Besucher einen echten Mehrwert, da es kaum jemand bei seinem ersten Besuch schafft, mit allen anwesenden Besuchern in Kontakt zu treten. Veranstaltungsort ist in der Regel ein Hotel oder die gehobenen Gastronomie.

Wie registrieren Sie sich für eine Visitenkartenparty in Ihrer Region?
Suchen Sie sich einen Anbieter aus der Anbieterliste oder dem Internet aus. Auf der Homepage finden Sie fast immer einen Link zur Registrierung, wo Sie Ihr Teilnehmerprofil hinterlegen. Typisch sind Fragen zu Ihrer Person, der Art der Tätigkeit sowie Ihrem Interesse (z.B. neue Kunden gewinnen).

Als nächstes sollten Sie den Termin in Erfahrung bringen, wann bei Ihnen in der Region die nächste Visitenkartenparty stattfindet. Durch die Internettechnologie ist eine Buchung meist noch relativ kurzfristig vor der Veranstaltung möglich.

Die meisten Anbieter bieten zusätzlich die Möglichkeit, an der Abendkasse nachzulösen, sofern noch Restplätze verfügbar sind. Allerdings wird Ihr Profil dann unter Umständen nicht mehr in das offizielle Teilnehmerverzeichnis aufgenommen und steht damit den übrigen Teilnehmern nicht zur Verfügung. Da viele Partys insbesondere im Norden schon einige Zeit im Voraus ausgebucht sind, sollten Sie sich auf jeden Fall rechtzeitig um eine Teilnahme bemühen.

Checkliste: praktische Tips für die Teilnahme an der ersten Visitenkartenparty

Verlassen Sie sich nicht allein auf den Veranstalter. Werden Sie selbst aktiv und lassen Sie s sich dabei ruhig vom Grundsatz leiten „Sag was Du meinst und Du bekommst was Du willst“.

Dies gilt schon bei der Registrierung Ihres Teilnehmerprofils. Erstellen Sie ein ansprechendes, aussagekräftiges und fantasievolles Profil von sich und Ihrem Unternehmen. In der Regel kann pro Teilnehmer nur ein Profil hinterlegt werden. Aber natürlich spricht nichts dagegen, mit einem Kollegen oder Partner zur Visitenkartenparty zu gehen und doppelt auf sich aufmerksam zu machen.

Setzen Sie sich realistische Ziele und überlegen Sie vorab, wie viele „gute Kontakte“ Sie an diesem Abend knüpfen möchten. Dabei gilt „Qualität vor Quantität“: 5 gute Gespräche sind besser als 10 belanglose.

Statten Sie sich mit ausreichend eigenen Visitenkarten aus (mind. 50 Stück). Selbstredend, daß die Karten aktuell sein sollten. Lieber noch mal Geld für neue professionelle Visitenkarten investieren, als immer wieder erklären warum die alte Telefonnummer oder Internetadresse nicht mehr aktuell ist. Vermeiden Sie auch Gratisvisitenkarten aus dem Internet oder Karten mit Mikroperforation, das wirkt nicht gerade seriös.

Sofern Sie über einen eigenen Folder (am besten im DIN-lang-Format) verfügen, nehmen Sie ihn mit und überreichen Sie ihn ausgewählten Gesprächspartnern. Dieses Format lässt sich als am besten in einer Jacket-Innentasche verstauen und birgt nicht das Risiko, schnell wieder entsorgt zu werden. Das Auslegen von eigenem Werbematerial wird ungern gesehen, besonders wenn es mit dem Veranstalter nicht abgesprochen ist.

Fragen Sie den Veranstalter, ob Sie im Rahmen der Visitenkartenparty aktiv werden können. Möglichkeiten hierzu bieten zum Beispiel die Speakers-Corner, ein Kurzreferat oder die Teilnahme an einer Podiumsdiskussion.

Nutzen Sie die Visitenkartenparty für den Test Ihrer verkäuferischen Fähigkeiten: Sind Sie in der Lage, einen Gesprächspartner in 90 Sekunden zu begeistern (90 Sekunden-Test)?

Führen Sie auf der Party eine kompakte Marktforschung durch: Wie hoch ist der Bedarf für die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und Produkte? Worauf legen die Kunden besonderen Wert? Wo müssen Sie noch besser werden?

Teilnehmer, die frei im Raum oder an Stehtischen stehen, werden öfter angesprochen als diejenigen, die an einem Tisch sitzen. Also hocken Sie nicht in einer Ecke oder an einem Tisch fest sondern lassen Sie sich treiben.

Wichtig für Ihren persönlichen Erfolg ist, dass Sie nicht nach dem ersten Mal aufgeben. Bei Ihrem zweiten oder dritten Besuch werden Sie Teilnehmer und Gesichter wieder erkennen, mit denen Sie dann leichter ins Gespräch kommen, selbst, wenn Sie auf der ersten Veranstaltung noch keinen persönlichen Kontakt hatten.

Auf einer typischen Visitenkartenparty wollen die meisten Teilnehmer eher verkaufen als kaufen. Doch seien Sie offen! Vielleicht finden Sie interessante neue Lieferanten oder Partner für zukünftige gemeinsame Projekte.

Wie läuft die Visitenkartenparty konkret ab?
Die Visitenkartenparty startet in der Regel in den frühen Abendstunden, meist zwischen 18:00 und 19:00 Uhr. An der Einfangskontrolle erhält jeder Teilnehmer ein Namensschild mit einer Ordnungsnummer, um die Zuordnung der Profile zu den jeweiligen Teilnehmern zu vereinfachen. Entweder wird dann eine Mappe mit den Profilen der übrigen anwesenden Teilnehmer ausgehändigt, oder die Profile werden an frei zugänglichen Pin-Wänden ausgehängt.

Nach einer kurzen Phase, die dem zwanglosen Kennenlernen oder dem Studium der übrigen Profile dient, folgt eine Begrüßung und ein je nach Veranstalter variierendes Programm. Mögliche Programmpunkte sind z. B.

Wann Sie den Abend ausklingen lassen, hängt ganz von Ihnen ab. Manche Veranstalter geben ein offizielles Ende vor, meist gegen 22:30 und 23:00 Uhr. Viele Teilnehmer bleiben wegen der anregenden Gespräche aber auch länger

Wer kommt zu einer Visitenkartenparty?
In der Regel nehmen Mitarbeiter von KMU´s (Klein- und mittelständische Unternehmen) aus unterschiedlichen Branchen, Freiberufler und Selbstständige aus der Region teil. Größere Unternehmen sind eher selten vertreten.

In der Regel gilt bei der Anmeldung das Winhund-Prinzip: Wer sich zuerst anmeldet kann kommen. Manchmal gibt es bei der Teilnehmeranzahl nach oben Begrenzungen, entweder 100, 150 oder 200 Teilnehmer. Zum einen liegt das an der Größe der zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten. Zum anderen wird Wert darauf gelegt, daß eine Visitenkartenparty nicht zu einer Massenveranstaltung verkommt.

Zwar streben alle Veranstalter einen gesunden Branchenmix an. Trotzdem sind die Branchen je nach Region recht unterschiedlich vertreten (siehe Kasten). Nur wenige Anbieter versuchen hier steuernd einzugreifen indem sie die Anzahl der Besucher je Branche nach oben reglementieren.

Um einen Gesprächspartner während der Visitenkartenparty zu finden bieten sich zwei unterschiedliche Strategien an:

Entweder Sie gehen nach persönlicher Sympathie und sprechen einfach jemanden an
oder Sie suchen eine Person anhand der zur Verfügung gestellten Profile. Wenn Sie die gesuchte Person mal nicht sofort finden, so wird der Veranstalter Sie sicherlich dabei unterstützen und die Person ausrufen. Die Profile beinhalten in der Regel auch die Kontaktdaten, so daß Sie anhand der Telefonnummer oder Mailadresse auch nach der Veranstaltung noch Kontakte knüpfen und pflegen können.

Was kostet die Teilnahme an einer Visitenkartenparty?
Je nach Veranstalter, Stadt und Veranstaltungsort variieren die Preise in der Regel zwischen 10 und 20 Euro. Zusätzlich entstehen Kosten für den Verzehr von Getränken und einem eventuellen kleinen Imbiss.

Je nach Anzahl der Besucher an diesem Abend erhalten Sie dafür die Chance, mit 30 bis 200 Besuchern direkten Kontakt aufzunehmen.

Wer veranstaltet eine Visitenkartenparty?
Im Prinzip kann jeder eine derartige Veranstaltung anbieten. Aus diesem Grund lebt die Szene. Eine Auswahl etablierter Anbieter finden Sie im Folgenden (Stand 01/2004):